Nhúng file Google Docs, Sheets, Forms & Slides vào trang website khá lạ với nhiều người nhưng đây là một trong những thủ thuật khá quen thuộc với những ai thường xuyên làm việc online trên website, sau khi nhúng file chúng ta vẫn có thể chỉnh sửa các file rất dễ dàng.
Việc chèn file, nhúng file Google Docs, Sheets, Forms & Slides trên website giống như việc bạn đang làm việc ngay trên các tool online của Google. Thông qua nhúng các tool trên bạn có thể dùng, chỉnh sửa file mọi lúc mọi nơi nên sẽ rất dễ dàng cho user. Dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết cách nhúng file Google Docs, Sheets, Forms & Slides vào trang website của bạn do Trường Hải Tiến Giang làm:
Tải Google Docs, Google Sheets và Google Slides
Microsoft Office không còn là lựa chọn soạn thảo văn phòng duy nhất hiện nay. Bạn đã có nhiều phần mềm thay thế khác với chất lượng không kém, lại còn không tính phí và không cần lắp đặt. Bộ Office của Google là ví dụ điển hình. Nó bao gồm Google Docs, Google Sheets, Google Slide và Google Form.
Ngoài việc hỗ trợ user soạn thảo tài liệu online 0 đồng, tất cả đều hỗ trợ chức năng chia sẻ, thậm chí nhúng tập tin vào website. chức năng này đặc biệt hữu ích bởi nó giúp người xem có thể tải ngay tập tin họ cần và yêu thích. Nếu cũng muốn làm việc đó, mời bạn tham khảo hướng dẫn dưới đây.
Lưu ý trước khi xuất bản và nhúng file Google Docs, Google Sheets, Form và Slides vào trang website:
- Thận trọng khi nhúng file bởi mọi user truy cập đều có thể xem và đọc nó. Vì thế, hãy kiểm tra kỹ thông tin trước khi chia sẻ.
- Mọi sửa đổi đều được cập nhật (Update) khi xuất bản tài liệu chính thức.
- Bạn phải dừng xuất bản tập tin muốn xóa trên website.
- Để dừng chia sẻ file, tới mục quyền để sửa đổi.
Dưới đây là mọi điều bạn cần biết về cách xuất và nhúng file Google Docs, Sheets, Forms và Slides lên website.
1. Xuất bản tệp tin
Để xuất bản một tệp tin, bạn làm như sau:
- Mở một file trong Google Docs, Sheets hoặc Slides.
- Click vào File > Publish to the website (Tệp > Xuất bản lên website) nằm ở góc phía trên bên trái của cửa sổ file.
- Toàn bộ file sẽ được xuất bản, nhưng một số loại file có nhiều lựa chọn xuất bản:
- Bảng tính: Xuất bản toàn bộ bảng tính hoặc các trang riêng lẻ. Bạn cũng có thể chọn một định dạng xuất bản (webpage, .csv, .tsv, .pdf, .xlsx, .ods).
- Trang trình bày: Chọn tốc độ hiển thị các slide.
- Click vào Publish (Xuất bản).
- sao lưu URL và gửi nó tới người bạn muốn chia sẻ file.
File đã xuất bản sẽ được cập nhật (Update) tự động khi có bất cứ sửa đổi nào được làm trên file gốc.
1.1. Dừng xuất bản file
Để ngừng xuất bản file, bạn mở file đó trong Google Docs, Sheets hoặc Slides. Sau đó click vào File > Public to the website (Tệp > Xuất bản ra website). Tiếp theo, bạn nhấp chuột vào Published content & settings > Stop publishing (Đã xuất bản nội dung và lắp đặt > Dừng xuất bản).
1.2. File được xuất bản sẽ như thế nào?
Nếu bạn gửi URL của file đã được xuất bản cho ai đó, họ sẽ nhìn thấy phiên bản họ không thể chỉnh sửa mà khác với file của bạn. Đây là những gì người khác sẽ thấy:
- Tài liệu: Một phiên bản không có thanh tool.
- Bảng tính: Một phiên bản không có thanh tool. Mọi người với quyền “xem” có thể nhìn thấy biểu đồ, định dạng bảng, và giá trị của ô, nhưng không thể xem hoặc chỉnh sửa công thức.
- Trang trình bày: Một phiên bản chỉ xem hoặc một phiên bản trong chế độ thuyết trình với các slide hiển thị toàn màn hình.
1.3. Kiểm soát những ai có thể xem file
- Nếu bạn là người sở hữu một file và muốn người khác xuất bản file thì hãy cho người đó quyền chỉnh sửa.
- Để ngăn người khác xuất bản file, bạn hãy sửa đổi các lắp đặt chia sẻ của mình:
- Mở một file trong Google Docs, Sheets hoặc Slides.
- Ở phía trên bên phải bạn nhấp chuột vào Share (Chia sẻ).
- Trong hộp thoại chia sẻ, bạn click vào Advanced (Nâng cao) ở góc dưới bên phải.
- Sau đó, click vào hộp bên cạnh Prevent editors from changing access and adding new people (Không cho người chỉnh sửa sửa đổi quyền truy cập và thêm người mới).
- Cuối cùng, nhấp vào Done (Đã xong).
2. Nhúng file
Bạn có thể làm cho một tài liệu, bảng tính, trang trình bày hay biểu mẫu xuất hiện trên một trang website bằng cách nhúng nó vào trang hoặc blog của mình.
2.1. Nhúng tài liệu, bảng tính hoặc bài trình bày
- Mở một file trong Google Docs, Sheets hoặc Slides.
- Ở phía trên bên trái cửa sổ, bạn click File > Publish to the website (Tệp > Xuất bản ra trang website).
- Trong cửa sổ vừa xuất hiện, bạn chọn Embed (Nhúng).
- Toàn bộ file sẽ được xuất bản, nhưng một số loại file có nhiều lựa chọn xuất bản:
- Bảng tính: Chọn xuất bản toàn bộ bảng tính hoặc trang tính riêng lẻ.
- Trang trình bày: Chọn kích thước bài trình bày và tốc độ hiển thị các slide.
- Nhấp vào Publish (Xuất bản).
- sao lưu mã trong hộp văn bản và dán nó vào trang website hoặc blog của bạn.
2.2. Nhúng và chỉnh sửa bảng tính được nhúng
Nếu đang nhúng một bảng tính, bạn có thể hiện hoặc ẩn các phần sau khi xuất nó lên website.
Để hiện hoặc ẩn các phần của bảng tính, chỉnh sửa HTML trên trang, blog như sau:
- gid=1674242611 – ID của bảng tính.
- range=A1:B14 – Phạm vi bạn muốn hiển thị.
- widget=false – Nếu sai, không có tab trang tính nào được hiển thị ở phía dưới bảng tính.
- headers=false – Số chữ cái hàng và cột không được hiển thị.
- chrome=false – Tiêu đề và footer không được hiển thị.
2.3 Nhúng một biểu mẫu
Để nhúng một biểu mẫu, bạn làm như sau:
- Mở một file trong Google Forms.
- Ở góc trên bên phải, bạn click vào Send (Gửi).
- Ở phía trên cửa sổ, bạn nhấp chuột vào Embed (Nhúng).
- Để copy HTML vừa xuất hiện, bạn click vào Copy (sao lưu) hoặc nhấn Ctrl + C trên Windows hoặc Cmd + C trên Mac.
- Dán HTML vào trang website hoặc blog của bạn.
Cách nhúng Google Form vào WordPress
Sau khi tạo biểu mẫu thành công trên Google Form, bạn cần nhúng nó vào trang website. Các bước cụ thể như sau:
Bạn cũng có thể trực tiếp chia sẻ code tới tài khoản Gmail hoặc lưu nó lại để chia sẻ bên ngoài.
Nhúng Google Form vào một trang
Sau khi sao lưu code nhúng, bạn có thể dán nó vào website WordPress. Để nhúng code, bạn phải tạo bài viết/trang mới và dán nó vào bên trong. Bạn cũng có thể thêm nó bằng cách chỉnh sửa bất kỳ bài viết/trang hiện có.
2.4. Nhúng một file vào Google Sites
Để chia sẻ Google Docs, Sheets và Slides đã được xuất bản trên một trang Google Sites mới, bạn làm như sau:
- Mở một trang trong Google Sites.
- Từ menu phía bên phải, bạn click vào INSERT (Chèn).
- Dưới Google Docs, bạn chọn:
- Docs
- Slides
- Sheets
- Forms
- Charts
- Để thêm lựa chọn của bạn vào trang, bạn chọn một file và click vào Insert (Chèn).
Bạn không nhất thiết phải có tài khoản Google để xem file gốc của các dữ liệu. Bất cứ user nào trên trang website đều có thể truy cập vào bảng tính Google trong chế độ “chỉ xem” và download file với nhiều định dạng khác nhau, nhưng họ sẽ không có quyền thay thế bảng gốc.
Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách xuất bản và nhúng file Google Docs, Sheets, Slides và Form vào một trang website. Cách làm rất dễ dàng phải không nào?
Nhúng file Google Docs, Sheets, Forms & Slides vào trang website khá lạ với nhiều người nhưng đây là một trong những thủ thuật khá quen thuộc với những ai thường xuyên làm việc online trên website, sau khi nhúng file chúng ta vẫn có thể chỉnh sửa các file rất dễ dàng.
