Nếu file Word của bạn có dung lượng file Word lớn không thuận tiện cho việc lưu trữ hay chia sẻ file qua internet thì hãy tìm hiểu cách nén file Word trong bài viết này nhé.
1. Nén file Word hiệu quả nhất bằng Winrar, Winzip
Nén file Word dùng phần mềm nén file Winrar hay Winzip giúp giảm đáng kể dung lượng của file Word dễ dàng lưu trữ hơn và có thể truyền sang máy tính khác nhanh hơn tệp không nén. dùng cách nén file này bạn có thể nén được nhiều file Word cùng một lúc vào cùng một file nén rất thuận tiện.
Bước 1: Nếu máy tính của bạn chưa có Winrar hay Winzip bạn có thể tải và lắp đặt về máy.
- Winrar: https://www.win-rar.com/
- Winzip: https://www.winzip.com/en/
Bước 2: Mở thư mục chứa file Word cần nén file, chọn file Word và nhấn chọn chuột phải vào file Word cần nén và chọn Add to “ten-file.rar” thì ngay lập tức file sẽ được nén thành tệp tin có tên cùng với tên file Word.
Nếu bạn muốn xây dựng một số chỉnh sửa tùy ý trước khi nén file thì bạn chọn Add to archive.
Xuất hiện hộp thoại Archive name and parameters bạn chọn định dạng file nén trong phần Archive format, đặt tên file nén trong phần Archive name, chọn thư mục chứa file nén bằng cách chọn Browse.
Lựa chọn một số tùy chọn (Option) trong phần Archiving options.
lắp đặt mật khẩu cho file Word sau khi nén trong Set password (cần nhập mật khẩu mới có thể giải nén). Sau đó nhấn OK để nén file Word.
Giải nén file Word bằng Winrar, Winzip:
Để giải nén file Word nhanh chóng bạn chỉ cần tìm đến file nén và nhấn chuột phải chọn Extract Here.
2. Cách giảm dung lượng file Word
Ngoài việc nén file Word để giảm dung lượng Word hiệu quả trên thì bạn có thể giảm dung lượng ngay trên file Word để file Word của bạn giảm bớt dung lượng hơn bằng các cách sau:
2.1 Giảm dung lượng file Word online
Có rất nhiều cách giảm dung lượng file Word trực tuyến và một trong số đó có website https://smallpdf.com/ hỗ trợ giảm dung lượng file Word một cách nhanh chóng, nhưng nếu chỉ dùng nén file không tính phí thì dung lượng không được giảm nhiều.
Bước 1: Truy cập vào phần nén file của website https://smallpdf.com/compress-pdf
Bước 2: Bạn kéo file Word cần giải nén vào vùng chứa file, hoặc nhấn Choose files và chọn đến file Word mà bạn muốn nén file.
Bước 3: Sau khi quá trình tải và nén file hoàn tất bạn có thể Tải về file đã nén, nhưng do website này là xử lý file PDF nên trước khi Tải về bạn cần chọn Export As và chọn định dạng Word.
Bạn cần đợi website chuyển đổi file sang Word. Sau đó chọn Download để tải file Word sau khi nén.
2.2 Nén ảnh trực tiếp trong file Word
Đôi khi do kích thước ảnh quá lớn, chèn nhiều hình ảnh trong file làm cho dung lượng file Word tăng lên rất nhiều. Việc nén ảnh trực tiếp trong file Word cũng là một cách giúp giảm dung lượng file Word một cách đáng kể, bạn làm theo các bước dưới đây nhé.
Dưới đây là dung lượng file Word trước khi nén ảnh trong file Word:
Bước 1: Mở file Word, chọn ảnh cần nén và chọn thẻ Format -> Compress Pictures.
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Compress Pictures bạn bỏ chọn trong phần Apply only to this picture và tích chọn vào cách nén ảnh trong Target output mà bạn muốn và chọn OK.
Trong phần Target output có:
- Print (220ppi): Giảm dung lượng ảnh tối ưu cho việc in file.
- website (150ppi): Giảm dung lượng ảnh để chia sẻ lên website và lưu trong project
- Email (96ppi): Giảm dung lượng ảnh để chia sẻ qua email
- Use document resolution: Chế độ mặc định
Bước 3: làm lần lượt với các ảnh trong file Word, sau đó bạn kiểm tra dung lượng file Word sẽ thấy dung lượng giảm đi rất nhiều.
2.3 Tắt chức năng chỉnh sửa ảnh trong file Word
Để tắt chức năng chỉnh sửa ảnh trong file Word giúp giảm dung lượng file Word, bạn làm như sau:
Bước 1: Mở file Word cần tắt chức năng chỉnh sửa ảnh, chọn File.
Bước 2: Chọn Options.
Bước 3: Trong hộp thoại Word Options, bạn chọn Advanced, phía bên phải bạn bỏ tích chọn ở ô Do not compress images in file trong phần Image Size and Quality và chọn OK.
2.4 Xóa ký tự khoảng trắng không cần thiết
Có nhiều ký tự khoảng trắng thừa, không cần thiết cũng làm tăng dung lượng file Word, bạn có thể làm xóa các ký tự khoảng trắng thừa bằng cách:
Bước 1: Mở file Word cần xóa ký tự khoảng trắng, chọn Home -> Replace hoặc tổ hợp Ctrl + H để mở Find and Replace.
Bước 2: Trong hộp thoại Find and Replace, phần Find what bạn nhập 2 lần dấu cách (Space), phần Replace with bạn nhập 1 lần dấu cách (Space) và chọn Replace All.
Như vậy nếu nhiều khoảng cách thừa sẽ được xóa bỏ, xuất hiện thông báo hoàn thành, bạn chỉ cần nhấn OK là xong.
Trên đây Trường Hải Tiến Giang đã chia sẻ với bạn cách nén file Word hiệu quả nhất dùng Winrar hay Winzip. Cách giảm dung lượng file Word hiệu quả trực tiếp trên website, nén ảnh trực tiếp trong file Word, tắt chức năng chỉnh sửa ảnh, xóa ký tự khoảng trắng thừa trong file. Hi vọng với những cách này bạn có thể nén file Word hiệu quả nhất để thuận tiện lưu trữ hay in ấn, chia sẻ. Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết này.
Nếu file Word của bạn có dung lượng file Word lớn không thuận tiện cho việc lưu trữ hay chia sẻ file qua internet thì hãy tìm hiểu cách nén file Word trong bài viết này nhé.
